Privacyprotocol Martin Coers, trouwambtenaar en ceremonieel spreker

Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Doel van dit protocol is duidelijkheid geven over de verkrijging, het gebruik, de bewaring en de vernietiging van persoonsgegevens van bruidsparen en hun getuigen.
Waar gesproken wordt over huwelijksvoltrekking wordt ook partnerschapsregistratie of ceremoniële verbintenis bedoeld.

1. Verkrijgen van gegevens

Persoonsgegevens en contactgegevens worden verkregen via de gemeente, het bruidspaar of via een derde met toestemming van het bruidspaar.

2. Gebruik van gegevens

Om een huwelijk te kunnen voltrekken zijn de persoonsgegevens van een bruidspaar voor verschillende doeleinden noodzakelijk:

A. Bij een wettig huwelijk is de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand hoofdelijk aansprakelijk. Om die reden is het belangrijk om een identiteit te kunnen vaststellen. Hiervoor is het controleren van een identiteitsbewijs voldoende en worden geen kopieën gemaakt, gevraagd of opgeslagen.

B. Als zelfstandig trouwambtenaar is het verplicht een boekhouding bij te houden. Om een factuur te kunnen sturen zijn naam en adresgegevens nodig. De boekhouding dient vijf jaar te worden bewaard.

C. Om te corresponderen met het bruidspaar is het van belang emailadressen en telefoonnummers op te slaan. Nadat de voltrekking is gedaan en deze is nabesproken worden deze contactgegevens vernietigd.

D. Indien op verzoek van het bruidspaar ook contact gezocht wordt met familie of vrienden, worden deze gegevens na de voltrekking vernietigd of verwijderd.

E. De persoonlijke informatie van het bruidspaar wordt verwerkt tot een speech. Deze speech wordt na de huwelijksvoltrekking vernietigd en de digitale versie wordt alleen geanonimiseerd opgeslagen. Dit houdt in dat persoonsgegevens worden verwijderd alvorens deze wordt opgeslagen en aantekeningen worden vernietigd.

Conform de AVG mogen geen gegevens worden opgeslagen die niet noodzakelijk zijn. Voor de voltrekking van het huwelijk zijn slechts naamgegevens noodzakelijk. Verdere persoonsgegevens staan op de akte vermeld welke via de gemeente wordt verkregen. Deze akte wordt opgeslagen in de registers van de burgerlijke stand. Indien voor een ceremoniële verbintenis een certificaat wordt gemaakt, bepaald het bruidspaar zelf welke gegevens zij hiervoor verstrekken. Deze gegevens worden direct na de ceremonie verwijderd.

3. Bewaren van gegevens

Uitsluitend gegevens die om wettelijke redenen dienen te worden bewaard, worden digitaal opgeslagen. Digitale bestanden kunnen op verschillende manieren worden benaderd. Uw gegevens worden met de grootsts mogelijk zorg beveiligd.

4. Vernietiging van gegevens

Indien gegevens op papier staan worden deze, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, vernietigd. Hiervoor wordt een papiervernietiger gebruikt.
Documenten die digitaal verkregen zijn worden, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, gewist. Dit houdt in dat zowel bestandsmappen en e-mails op de computer, tablet, telefoon of in de cloud zorgvuldig worden gecontroleerd.

5. Informatie, inzage en correctie

Een bruidspaar heeft ten alle tijden recht op informatie, inzage en correctie van de gegevens die zij hebben verstrekt.

6. In geval van datalek

Indien gegevens onbevoegd in handen van derden zijn gekomen, zal hiervan direct bij het constateren hiervan melding worden gemaakt bij de persoon of personen wie dit betreft en bij de autoriteit persoonsgegevens.

7. Persoonsgegevens die wij verwerken via de website

Wanneer u gebruik maakt van het contactformulier op de website worden deze gegevens versleuteld verstuurd (https://) omdat we gebruik maken van een SSL certificaat. De gegevens worden gemaild naar info@martincoers.nl waar ze vertrouwelijk worden behandeld en opgeslagen.

Om inzicht te krijgen in het gebruik van de website door sitebezoekers, maken we gebrui van analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. De gegevens die we verzamelen worden door Google Analytics geanonimiseerd en zijn niet terug te leiden tot een IP-adres.
Wij hebben een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google, welke u hier kunt lezen.

De website is gehost bij bHosted.nl. Met deze partij heeft Coers Internet Diensten in opdracht van Martin Coers een verwerkersovereenkomst afgesloten, welke hier te lezen is.

Contact

Martin Coers, Trouwambtenaar en ceremonieel spreker
Zwolle
06 - 23 02 02 04
info@martincoers.nl

Contactformulier

 

social media